La revolución digital ya llego a las empresas y la automatización de procesos se apodera de las tendencias.
“Automatización de procesos”, seguramente es un término que ya has escuchado si te encuentras en el mundo empresarial, y no es para menos, pues es una de las tendencias que se ha venido apoderado de las pequeñas y grandes empresas alrededor del mundo sin distinción alguna, pero ¿en qué consiste?
En pocas palabras, la automatización de procesos es la transformación que se realiza a cualquier clase de actividad, acción o procedimiento que se ejecute en una compañía, por medio de la implementación de los nuevos avances tecnológicos.
El objetivo es aumentar la eficiencia y la eficacia de las tareas que día a día son llevadas a cabo por los seres humanos, para ayudar a reducir costos y tiempos innecesarios, situación que usualmente ocurre por imprevistos que bien pueden ser corregidos al minimizar las fallas y controlar en tiempo real las operaciones.
3 Beneficios de la automatización de procesos?
-Ahorro de tiempo: Algunas de las tareas comúnmente realizada por el personal pueden tardar una jornada completa de trabajo, sin embargo, gracias a la implementación de mecanismos modernos estas podrían realizarse de manera automática o durar tan solo unos segundos, lo que permitiría que los colaboradores se centrarán en procedimientos más relevantes.
-Control y seguimiento detallado de los procesos: Permite supervisar una tarea de manera minuciosa e inmediata, ya que contaremos con información a tiempo real y contaremos con la confiabilidad que posee la tecnología, evitando el error humano.
-Mejora el intercambio de información: Elimina los procesos de comunicación obsoletos como el papeleo, y le da paso a las interacciones inmediatas entre colaboradores a través de la virtualidad y la digitalización.
¿Cómo automatizar un proceso?
Paso 1. Identifica las actividades y define la información: Antes de empezar a implementar nuevas tecnologías y metodologías, hay que tener presente cuales son las actividades y procesos a automatizar, con toda su información pertinente y documentada.
Paso 2. Adecuación del proceso: Se debe tener una herramienta definida y previamente analizada para empezar a modelar en torno a el proceso, su información y respectivos pasos o procedimientos.
Te recomendamos investigar las diferentes alternativas que ofrece el mercado para que logres hacer una mejor comparación de precios, softwares y otras características, con el fin de encontrar la adecuada para tu empresa.
Paso 3. Ejecución: Ahora es momento de poner en marcha las nuevas herramientas, y para ello, debes capacitar a tu personal sobre su uso, resolviendo sus dudas e inquietudes, pues en gran medida son ellos quienes tendrán que acoplarse a una modalidad desconocida.
Es posible que al inicio se presenten dificultades e incluso que haya rechazo por parte de los colaboradores hacia la plataforma, actitudes que son completamente normales en momento de cambios.
Por esta razón, es fundamental darle importancia y soluciones a las dudas o problemas que surjan de ellos.
Paso 4. Seguimiento y monitoreo: Es esencial conocer el comportamiento y el desempeño que han tenido los procesos, de esta manera podemos saber cuáles son las gestiones que están dando resultado y cuáles no.
Una vez conocidos los datos a tiempo real, se realizará un análisis y dependiendo de él, se pondrán en marcha implementaciones que permitan mejorar aún más la calidad de los mismos.
Te invitamos a compartir este artículo y quedarte en nuestro blog, para que sigas al día de las nuevas tendencias empresariales.
La automatización de procesos es una herramienta que se debe tener muy en cuenta puesto que es una realidad que está presente en todos los procesos que podamos conocer e imaginar,hasta lo virtual tiene una automatización,la industria y muchos más.